Produtividade: de que se trata afinal?

Em tempos de digital influencers, a busca por uma vida perfeita se tornou uma obsessão. Alta produtividade combinada com vida social intensa é perfeitamente possível, segundo os fantásticos mundos dos stories.

A própria evolução da tecnologia e da velocidade nos fluxos de informação nos faz querer alcançar um desempenho quase de máquina. Precisamos ir com calma nesse processo e não dar tanta bola a quem quer nos convencer a adquirir um curso, mentoria ou algo do tipo.

Mas é possível nos tornarmos mais produtivos? Claro que sim, e é sobre isso que vamos falar agora.

Primeiro passo: decidir o que NÃO fazer

Precisamos começar esclarecendo um ponto fundamental: ser produtivo não é fazer tudo, muito menos tudo ao mesmo tempo. As pessoas mais produtivas são as que conseguem selecionar e resolver o que for mais importante.

As possibilidades de coisas a se fazer são infinitas. Cabe a você escolher as que podem te gerar os melhores resultados e renunciar às que não tiverem esse propósito. Isso envolve ter que dizer “não” e desagradar algumas pessoas? Sim, mas seu tempo é um recurso limitado. Recuse o que não for importante sempre que possível.

Dizer não para si mesmo também é um exercício essencial. Você não vai se tornar expert em várias competências ao mesmo tempo na velocidade da luz – aceite.

“Se o inimigo fortificar a sua vanguarda, a sua retaguarda ficará desprotegida; se fortificar a sua retaguarda, a sua vanguarda ficará desprotegida; se fortalecer a sua esquerda, a sua direita fica debilitada; se fortalecer a sua direita, debilitará a sua esquerda. Se tentar fortalecer todas as direções, será fraco em todas elas”.

Sun Tzu – “A arte da guerra”

Identificando e agrupando as pendências

Christian Barbosa, em sua obra “A tríade do tempo”, classifica nossos compromissos e atividades dentro de 3 esferas:

  • Importante: coisas que vão causar um impacto realmente positivo na nossa vida, mas o benefício é geralmente de médio ou longo prazo. Não precisam ser feitas na correria, mas não podem ser adiadas para sempre.
  • Urgente: imprevistos ou pendências que foram postergadas por tempo demais e agora precisam de uma solução rápida. O estresse é quase certo, e esse é um grande motivo para evitarmos ao máximo esse tipo de situação.
  • Circunstancial: atividades desnecessárias, que não geram frutos e tomam tempo que poderiam ter sido utilizados no que é importante ou prevenindo o aparecimento de urgências.

Vale destacar que essas esferas englobam todos os aspectos da nossa vida: profissional, educacional, amoroso, familiar, religioso, espiritual etc. Não caia na tolice de colocar somente trabalho e estudo na esfera da importância e negligenciar as pessoas próximas a você e seus momentos de lazer. Tudo é uma questão de dosar um tempo de qualidade para cada compromisso.

E quanto do nosso tempo deveria ser dedicado a cada esfera? Bem, Christian Barbosa recomenda a seguinte proporção: 70% importância / 20% urgência / 10% circunstancial. Claro que não precisamos bater essa meta com exatidão, mas a média do brasileiro (37% urgência / 33% circunstancial / 30% importante) sem dúvida é indesejada e requer um plano de ação.

Como planejar as tarefas

Cada pessoa funciona melhor de uma determinada maneira, mas alguns critérios na hora de se organizar podem potencializar a sua produtividade. Sugerimos alguns abaixo:

  • se você possui demandas recorrentes com prazos definidos, priorize as atividades relacionadas a elas com a antecedência necessária para cumpri-las;
  • ataque as urgências o mais rápido possível para conseguir dedicar mais tempo ao que for importante;
  • perceba qual é o seu período do dia mais produtivo e separe-o para as tarefas mais difíceis;
  • delegue tudo que for possível, e sempre a uma pessoa específica (para não correr o risco de ninguém fazer por achar que outra pessoa vai tomar a iniciativa);
  • se aparecer algo que precise de poucos minutos para ser concluído, resolva logo para não acumular pendências;
  • o contexto pode ser determinante para a sua organização: se você depende da ajuda de alguém ou de algum recurso específico (software ainda não instalado no seu computador, condições climáticas favoráveis etc.) para realizar algo, priorize-o quando tudo e/ou todos estiverem disponíveis.

Perfil multitarefa… será mesmo?

Se computadores e celulares começam a travar quando estão processando várias tarefas simultaneamente, o cérebro humano certamente não se sai melhor em um contexto multitarefa.

Levamos tempo para desenvolver o raciocínio específico para uma demanda, e quebrá-lo para tratar outro assunto vai requerer um novo processo de retomada. Mais tempo e energia. Vejam abaixo quanto tempo perdemos a cada tarefa acumulada.

Fonte: Gerald Weinberg – “Software com qualidade”

Claro que ninguém escapa de lidar com atividades diferentes ao mesmo tempo, mas sempre que pudermos planejar a ordem das nossas entregas, o ideal é não intercalá-las.

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